5W

HERRAMIENTAS DE CALIDAD: 5W + 2H

¿Qué es?

Es una herramienta que se utiliza para definir con claridad un proyecto, determinar las razones por las cuales se va a trabajar ese proyecto y no otro, definir la meta e identificar la mejora que se necesita.

El nombre de la herramienta viene de las iniciales de las palabras en inglés conforme se muestra en la siguiente figura. Es una herramienta simple y fácil, basta con responder estas siete preguntas.

¿Cuándo se utiliza?

Cuando se necesita enunciar un proyecto o solución de un problema en forma clara y precisa con hechos y datos

¿Cómo se utiliza?

Respondiendo las siguientes preguntas:

1. Qué: Se elabora una lista de problemas o actividades que se puedan realizar en el área de trabajo. Usualmente se utiliza la herramienta de Tormenta de Ideas para que, en equipo, se llegue a una lista completa y detallada de problemas o actividades.

Se identifican los problemas prioritarios que el equipo en consenso seleccione.

Se enuncia el problema convertido en proyecto en términos de la diferencia entre el estado actual y el deseado.

En función de los recursos económicos, humanos y tecnológicos disponibles se establece una meta cuantificable, medible y verificable. Es importante que el valor de las metas a lograr sea realista, no ideal.

Por ejemplo (P.e.): ¿Qué actividades voy a realizar para resolver el problema?

2. Por qué: Se definen claramente las razones por las cuales se trabajará en ese proyecto en particular.

P.e.: ¿Por qué debo realizar cada una de las actividades seleccionadas anteriormente?

3. Quién: Se establecen los responsables de llevar a cabo cada una de las etapas del proyecto.

P.e.: ¿Quién será el responsable de realizar cada actividad?

4. Cuándo: Se establece la fecha límite de alcanzar la solución del problema, es decir, la culminación del proyecto. Un proyecto que no tiene un calendario bien definido, será un proyecto con bajo nivel de prioridad.

P.e.: ¿Cuándo se terminará cada una de las actividades?

5. Dónde: Se determina la extensión y ubicación del proyecto.

P.e.: ¿Dónde se realizará cada actividad?

6. Cómo: Se debe reunir toda la información disponible, cualitativa y cuantitativa, que permita:

· Señalar la importancia del problema.

· Mostrar el comportamiento histórico.

· Definir el grado de mejora que se pretende lograr.

· Determinar la fecha estimada de finalización del proyecto.

Definir las personas responsables del proyecto.

· Establecer el beneficio esperado con la mejora.

P.e.: ¿Cómo se realizará cada actividad?

7. Cuánto: Se debe enunciar los costos del problema y como incide en la satisfacción del cliente y en la productividad de la organización.

P.e.: ¿Cuánto costará realizar cada actividad?, ¿Cuánto será el beneficio económico por solucionar este problema?, ¿Cuánto incrementará la satisfacción del cliente la solución al problema?

Es muy importante que se defina cuál es el problema y no cuál será la solución, concentrarse en el efecto, mostrar la diferencia entre lo que es y lo que debería ser, cuantificar el problema estableciendo cuándo, cuánto y qué tan frecuentemente ocurre y señalar las personas o áreas que se afectan.

Ejemplo:

Se tienen las siguientes actividades para mejorar la operatividad del montacargas del área de almacén:

· Colocar Alarma de seguridad.

· Reparar abolladuras

· Cambiar llantas.

Se tomará como ejemplo la instalación de la alarma de seguridad.

1. ¿Qué actividad se va realizar?

- Instalar alarma de retroceso.

2. ¿Por qué se va instalar la alarma?

- Porque el montacargas puede atropellar a un peatón durante alguna maniobra.

3. ¿Quién instalará la alarma?

- El electricista Luis Vega Pasco de mantenimiento eléctrico.

4. ¿Cuándo se realizará la instalación?

- El día 20 de Enero a las 18:00 horas.

5. ¿Cómo se realizará la instalación?

- Siguiendo las instrucciones del manual de instalación.

6. ¿Dónde se realizará la instalación?

- En el taller de transporte pesado.

7. ¿Cuánto costará instalar la alarma?

- S/. $180.000 Mil Pesos por alarma, accesorios y costo de horas-hombre.

Relación con otras herramientas

La herramienta 5W + 2H generalmente se relaciona con:

· Tormenta de Ideas.

· Matriz de Selección.

· Diagrama de Gantt

Entre los principales beneficios obtenidos con la utilización de SE Action se destacan:

2. Reducción de los costos de instalación, integración, capacitación y mantenimiento.

3. Reducción de la necesidad de impresión y circulación de documentos.

4. Monitoreo de los costos de la falta de calidad.

5. Consultas y emisiones de informes gerenciales.

6. Acceso rápido, fácil y seguro a las ocurrencias e informaciones.

7. Prevención de nuevas no conformidades.

8. Seguridad en el acceso a la información.

9. Aumento de la productividad y la eficiencia de los procesos, productos y servicios.

10. Optimización del rendimiento del negocio.

11. Organización e integración de la información.

12. Más agilidad en la planificación, la ejecución y el acompañamiento de las actividades y planes de acción.

13. Agilidad en el acompañamiento y la mejora de los procesos organizacionales relacionados.

14. Optimización de la velocidad, la calidad y la relevancia de las decisiones tomadas.

15. Aumento de la cantidad de oportunidades de mejora identificadas.

16. Agilidad en la circulación de la información para todas las personas involucradas.

17. Control de los plazos y los resultados de las actividades y de los planes de acción.

5W-2H

Las 5W-2H es una técnica desarrollada en USA pero aplicada principalmente en Japón con el ciclo de control Plan Do Check Action imagina un circulo dividido en cuatro partes iguales cada parte tomara el nombre Planear, Hacer, Verificar, Tomar Acción pero en cada sección a su vez se debe aplicar 5W-2H es decir para Planear debes preguntarte y contestarte What = Qué, Who = Quién, Where = Dónde, When = Cuando, Why = Porqué, How = Como y el más importante de Todos How Much = Cuanto $$$$$$$$$$$$$$$

Bueno esto es como una especie de análisis, practico en verdad y responde a interrogantes como lo son

5 w : what ( que es la empresa); why (porque escogió ese tipo de empresa); where (lugar o plaza en donde se desarrollara la empresa; whos ( quien o con quien se desarrollara el plan). Y decimos 2h: how (como lo llevara a cabo); how much (que necesita) ($)